Políticas para la gestión de cobranza
ACUERDO N° 157
(30 DE NOVIEMBRE DE 2020)
Por medio del cual se aprueban las POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DE COBRANZA DE COONALEMJUSTICIA.
EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
De la Cooperativa Nacional COONALEMJUSTICIA, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, y CONSIDERANDO
Que es deber de las organizaciones de la Economía Solidaria adecuarse a las disposiciones expedidas por el Órgano de Vigilancia y Control.
Que se debe crear una política de gestión de cobranza en COONALEMJUSTICIA, tendiente a mejorar los índices de cartera vencida, así como el normal pago de las obligaciones por parte de los asociados deudores.
ACUERDA
ARTÍCULO 1: INTRODUCCIÓN: COONALEMJUSTICIA se encuentra comprometido con la atención de sus asociados, de este modo, con la finalidad de brindar soluciones a quienes presentan alguna dificultad de atender con oportunidad sus obligaciones, la cooperativa ha dispuesto de procesos y procedimientos que permitan conocer las situaciones presentadas, para poderles brindar soluciones personalizadas, que les permitan encontrarse al día con sus obligaciones en la entidad y tener una excelente relación comercial. Para la gestión de cobranza, COONALEMJUSTICIA ha dispuesto un equipo interno, con la ayuda de una firma de abogados externos quienes ejecutan sus labores con apego de lo dispuesto en la normatividad vigente y las políticas de calidad y servicio de COONALEMJUSTICIA, garantizando la protección de los derechos de los asociados.
ARTICULO 2: FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DE COBRANZA: La gestión de cobranza realizada por COONALEMJUSTICIA es el conjunto de actividades desarrolladas por la Cooperativa, con el fin de recuperar la cartera vencida o evitar el vencimiento de las obligaciones. Estas actividades pueden ser realizadas de forma directa por parte del personal interno de COONALEMJUSTICIA, o a través de gestores externos especializados en cobranza extrajudicial o judicial.
Es importante que nuestros asociados comprendan que el buen manejo y comportamiento en el pago de sus obligaciones financieras es fundamental para el mejoramiento de los servicios prestados tanto en el portafolio financiero como en el portafolio social de COONALEMJUSTICIA.
ARTICULO 3: PRINCIPIOS EN LA GESTIÓN DE COBRANZA: COONALEMJUSTICIA y sus gestores externos especializados, incorporan dentro de cada una de las gestiones de cobranza los principios de respeto, cordialidad, transparencia, ética y confidencialidad.
ARTICULO 4: TIPOS DE COBRANZA
- GESTIÓN EXTRAJUDICIAL: Son las actividades desarrolladas con el fin generar el pago de las obligaciones o recuperar las obligaciones ya vencidas. Este tipo de gestión de cobranza puede ser, preventiva o administrativa:
PREVENTIVA: La etapa preventiva son acciones generadas con anticipación a la fecha de vencimiento de los productos de crédito, con el propósito de recordar la fecha límite del próximo pago o vencimiento.
Para el pago de las obligaciones por caja, se realizará por parte de COONALEMJUSTICIA a través de llamadas telefónicas, mensajes SMS, o envío de comunicaciones.
ADMINISTRATIVA: En la etapa administrativa se indagan las razones que motivaron el no pago de las obligaciones, se brinda orientación y se definen compromisos de pago que permitan la normalización de las obligaciones.
En este sentido a partir del primer día de mora, se deberán efectuar llamadas telefónicas, mensajes SMS, comunicaciones debidamente programadas.
- GESTIÓN JUDICIAL: Es la gestión de cobranza que se realiza a través de la presentación de procesos ante los Jueces de la República, en los cuales COONALEMJUSTICIA es representado por abogados externos.
Las acciones judiciales se inician cuando no se logra la normalización de las obligaciones o cuando la Cooperativa considere que existe un riesgo jurídico o financiero que lo amerite.
ARTICULO 5: GESTIONES DE COBRO CONTRACTUALES ENTRE LA ASEGURADORA Y COONALEMJUSTICIA: El líder de Cartera enviará a los deudores morosos durante los primeros (60) sesenta días de mora, tres (3) comunicaciones escritas, vía correo electrónico y/o correo certificado con un intervalo de quince (15) días entre cada uno de los comunicados para que se acerquen a la Cooperativa a normalizar su obligación, so pena de recurrir al cobro jurídico.
La última comunicación la suscribirá el Gerente General, requiriendo el pago inmediato de las obligaciones vencidas en un término no mayor a diez (10) días, e informando que, al no estar la obligación al día durante el tiempo establecido, se procederá al reporte negativo en las Centrales de información, comunicado que deberá ir con copia a la agencia de seguros.
En todo caso los funcionarios responsables de la gestión de cobro darán estricto cumplimiento a las condiciones exigidas por la aseguradora para el cobro de la cartera.
ARTICULO 6: TIPOS DE NEGOCIACIONES:
- ACUERDOS DE PAGO Los acuerdos de pago son un mecanismo mediante el cual se materializa por escrito la voluntad de las partes, esto es la del asociado y la Cooperativa, a través de la gerencia, con el fin de lograr la normalización de las obligaciones.
Los acuerdos pueden realizarse con la finalidad de: (i) Cubrir la mora de las obligaciones vencidas, (ii) efectuar el pago del saldo total de las mismas.
- REESTRUCTURACIONES Y/O MODIFICACIONES A través de esta alternativa de
normalización el deudor y COONALEMJUSTICIA realizan modificaciones en las
condiciones inicialmente pactadas sobre un crédito, respecto del plazo, tasa de interés, sistema de amortización, sin desmejoramiento de las garantías.
ARTICULO 7: MEDIOS PARA GESTIONAR LA COBRANZA: COONALEMJUSTICIA
emplearán individual o simultáneamente los siguientes medios para contacto y gestión de cobranza:
La gestión de cobro se realizará a los números de teléfono fijos y móviles, direcciones físicas y electrónicas, y demás datos suministrados por los deudores, quienes deberán mantenerlos actualizados.
La gestión de cobro también debe dirigirse a las personas que figuren como codeudores.
ARTICULO 8: CASTIGOS DE CARTERA: Los castigos de cartera, serán aprobados por el Consejo de Administración previo el cumplimiento de los requisitos legales; sin embargo, COONALEMJUSTICIA, deberá seguir realizando todas las gestiones administrativas y judiciales tendientes a la recuperación de esta cartera.
VIGENCIA: La presente Política fue aprobada mediante acta No. 888 del Consejo de
Administración el 30 de Noviembre de 2020, rige a partir de la fecha de su probación y deroga cualquier otra norma reglamentaria que le sea contraria.
Firmado,
JORGE HUMBERTO PALENCIA G. CLAUDIA ALICIA ROJAS VALDES
PRESIDENTE SECRETARIA